Kleinschalig congres organiseren

Een kleinschalig congres organiseren vraagt om meer dan alleen een zaal. Het programma, de techniek, catering en de mogelijkheid om deelnemers op te splitsen in kleinere groepen moeten goed op elkaar aansluiten. Met deze checklist bepaalt u snel welke locatie en opzet bij uw bijeenkomst passen.

1. Bepaal eerst het doel van het congres

Gaat het om kennisdeling, een intern bedrijfsevent, een seminar, netwerkdag of symposium? Het doel bepaalt hoeveel tijd u nodig heeft voor plenaire onderdelen, vragen uit de zaal, workshops en informele momenten.

Maak daarom eerst een eenvoudig programma met starttijd, plenaire sessies, pauzes, eventuele break-outs en de afsluiting. Daarmee kunt u veel gerichter een locatie vergelijken.

2. Kies de juiste verhouding tussen plenair en break-outs

Bij een kleinschalig congres is het vaak prettig om gezamenlijk te starten en deelnemers daarna op te splitsen in kleinere sessies. Controleer daarom niet alleen hoeveel mensen in de grootste zaal passen, maar ook of er voldoende aparte ruimtes beschikbaar blijven.

Bij ’t Oude Parochiehuis in Mijdrecht adviseren we voor een congres of seminar met aparte break-outruimtes maximaal circa 75 deelnemers. Voor één plenaire presentatie zonder aparte break-outs kan de locatie worden ingericht voor maximaal circa 150 personen.

Bekijk de mogelijkheden voor een kleinschalig congres in Mijdrecht.

3. Denk vooraf na over audiovisuele techniek

Een goede presentatie moet overal in de zaal goed te zien en te verstaan zijn. Bepaal daarom vooraf hoeveel sprekers er zijn, of er microfoons nodig zijn, of deelnemers vragen kunnen stellen en of er video of audio in de presentatie zit.

Voor uitgebreidere producties kunnen ook opname, livestreaming, camera’s, extra displays en technische bediening nodig zijn. Via PAR-AV kan de techniek worden afgestemd op het programma en de gekozen zaalopstelling.

Bekijk de audiovisuele mogelijkheden.

4. Plan voldoende wisseltijd tussen sessies

Bij een programma met break-outs kost het verplaatsen van deelnemers altijd iets meer tijd dan op papier. Houd daarom ruimte tussen de plenaire sessie en de workshops. Dat voorkomt onrust en geeft deelnemers tijd voor koffie, toiletbezoek of een kort gesprek.

5. Maak catering onderdeel van het programma

Koffie, thee, lunch en een afsluitende borrel zijn niet alleen praktische voorzieningen, maar ook belangrijke netwerkmomenten. Een lunch werkt het prettigst wanneer de duur en opstelling vooraf zijn afgestemd op het programma.

Voor een zakelijke bijeenkomst kunt u kiezen voor een Business arrangement van 4 of 8 uur en dit uitbreiden met lunch, diner of borrel.

Bekijk de zakelijke arrangementen.

6. Let op bereikbaarheid en parkeren

Een centrale ligging en eenvoudig parkeren maken veel verschil voor de opkomst en start van de dag. Vermeld parkeerinformatie daarom al in de uitnodiging. Voor deelnemers die van verder komen is ook de ligging ten opzichte van belangrijke wegen en omliggende plaatsen relevant.

7. Maak één technisch en praktisch draaiboek

Leg in één document vast wie wanneer spreekt, welke presentatie wordt gebruikt, welke microfoon nodig is, wanneer catering klaarstaat en wanneer deelnemers van ruimte wisselen. Dat draaiboek helpt zowel de organisator, locatie als technicus om dezelfde planning te volgen.

Checklist kleinschalig congres organiseren

• Aantal deelnemers en gewenste zaalopstelling bepalen
• Plenair programma en eventuele break-outs vastleggen
• Aantal sprekers en benodigde microfoons bepalen
• Presentaties, video en internetbehoefte inventariseren
• Koffiepauzes, lunch en borrel in het programma opnemen
• Parkeer- en bereikbaarheidsinformatie delen
• Technische test of inloopmoment plannen
• Definitief draaiboek delen met locatie en techniek

Congres, seminar of kennisdag in Mijdrecht

’t Oude Parochiehuis is geschikt voor kleinschalige congressen en seminars waarbij persoonlijke aandacht, catering en professionele techniek belangrijk zijn. Voor programma’s met break-outs adviseren we maximaal circa 75 deelnemers. Voor plenaire presentaties zonder aparte subruimtes is een opstelling tot circa 150 personen mogelijk.

Wilt u de mogelijkheden bespreken? Vraag vrijblijvend een congresofferte aan of bekijk eerst onze congreslocatie in Mijdrecht.